Več kot 10 samostojnih orodij smo nadomestili z enim sistemom Odoo. Celovita poslovna migracija.

Izziv

Mobistekla v velikem obsegu servisira in obnavlja širok nabor potrošniških naprav: telefone, tablice, prenosnike, električne skiroje, drone, robotske sesalnike in podobno opremo za B2B in B2C stranke. Vsako popravilo poteka kot večfazni storitveni proces (diagnoza → ponudba → izvedba → testiranje), pri čemer je vsaka faza tudi stik s stranko. Ker pri delu sodeluje več tehnikov, mora biti vsak odprt servisni nalog v vsakem trenutku pripravljen za prevzem, če je odgovorni tehnik odsoten. Pred uvedbo sistema Odoo je poslovanje potekalo v več kot 10 ločenih aplikacijah, brez enotnega pregleda nad popravili, nadomestnimi deli, komunikacijo s strankami, prodajo prek sistema POS, računovodstvom in kadri.

• → Več kot 10 ločenih orodij za servisne naloge, računovodstvo, izdajanje računov, zaloge, komunikacijo s strankami, kadre in prodajo v poslovalnici, brez medsebojnih integracij
• → Postopek diagnoza → ponudba → izvedba → testiranje se je spremljal v preglednicah in e-pošti, brez strukturiranega zapisa po posameznih fazah
• → Predaje med tehniki niso delovale zanesljivo: prevzem odprtih nalogov drugega tehnika je pomenil iskanje konteksta po različnih orodjih in pri sodelavcih
• → Spletna povpraševanja so prihajala kot navadna e-pošta, ne kot strukturirane priložnosti v CRM
• → Računi v poslovalnici so se izdajali prek samostojnega sistema POS, ločeno od zalog in računovodstva
• → Procesi tehnikov, poraba nadomestnih delov in delovne ure niso bili sistematično spremljani
• → Več dostavnih prevoznikov (DHL, DPD, UPS, Pošta Slovenije) se je obravnavalo ročno, brez integracij
• → B2B in B2C poslovanje nista bila jasno ločena pri cenah, računih in upravljanju strank

Kaj smo zgradili

• ✓ Celovita implementacija Odoo Enterprise, ki je nadomestila več kot 10 samostojnih orodij. Mobistekla zdaj od začetka do konca deluje na eni platformi
• ✓ CRM kot operativno središče: povpraševanja, priložnosti in komunikacija s strankami so zbrani na eni časovnici za vsako stranko, v lasti ekipe in ne razpršeni po osebnih nabiralnikih
• ✓ Po meri zgrajen življenjski cikel servisnega naloga, ki pokriva diagnozo → ponudbo → izvedbo → testiranje, z zapisom porabe delov in tehnikovega časa v vsaki fazi
• ✓ Spletni obrazec za povpraševanja, integriran v sistem Odoo. Oddaje samodejno postanejo priložnosti v CRM, brez ročnega prepisovanja
• ✓ Portal za stranke s samopostrežnim pregledom statusa popravila v realnem času skozi celoten cikel
• ✓ Sistem POS v fizični poslovalnici, integriran s sistemom Odoo. Računi iz poslovalnice se samodejno povežejo z zalogami in računovodstvom
• ✓ Zaloge, nabava, prodajni nalogi in servisni nalogi so povezani z istimi zapisi popravil
• ✓ Računovodstvo in slovenska fiskalizacija sta združena v isti namestitvi Odoo
• ✓ Kadri so upravljani v sistemu Odoo. Platforma, ki poganja servisni prostor, podpira tudi ekipo za njim
• ✓ Discuss za interno komunikacijo, da kontekst predaje ostane ob delu in ne v ločeni aplikaciji za klepet
• ✓ Povezave z DHL, DPD, UPS in Pošto Slovenije
• ✓ B2B in B2C cene ter upravljanje strank kot ločena, vodena procesa

Rezultati

• ✓ Več kot 10 samostojnih orodij je združenih v en sistem Odoo, ki poganja celotno poslovanje: servisni prostor, poslovalnico, zaledje in kadre
• ✓ Več kot 10 tisoč popravil letno se obdela na enotni platformi
• ✓ Vsak tehnik lahko prevzame nalog sodelavca brez izgube konteksta. Nadomeščanje ob odsotnostih deluje brez dodatnega usklajevanja
• ✓ Vsak stik s stranko (spletni obrazec, obisk v poslovalnici, status popravila, račun) je zabeležen na eni časovnici stranke
• ✓ Prodaja v poslovalnici prek integriranega sistema POS samodejno posodablja zaloge in računovodstvo, brez dnevnega ročnega usklajevanja
• ✓ Spletna povpraševanja postanejo strukturirane priložnosti v CRM v trenutku oddaje
• ✓ Stranke same preverjajo status, kar zmanjšuje obseg dohodnih klicev

Tehnologije